3 Tahapan Penyelenggaraan SPIP

• Facebook
• Twitter

3 Tahapan Penyelenggaraan SPIP - Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) terdiri dari 3 tahapan yaitu tahap persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Pembagian ini merupakan pendekatan praktis untuk lebih memudahkan dalam mengimplementasikan SPIP. Hal ini tercantum dalam Peraturan Kepala BPKP Nomor: PER-1393/K/SU/2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan SPIP pada Perwakilan BPKP dimana pedoman ini juga dapat diadopsi oleh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Setiap tahapan penyelenggaraan SPIP terdiri atas prosedur dan langkah kerja sebagai berikut:

A.  Persiapan

Tahap persiapan terdiri dari 4 prosedur, yaitu :

1.    Pembentukan Satuan Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP. Satgas ditetapkan dengan Surat Keputusan (SK) Kepala OPD dan unsur-unsurnya disesuaikan dengan kebutuhan. Unsur-unsur yang dimaksud antara lain:

-    Penanggungjawab dijabat oleh Kepala OPD, bertugas untuk menyusun kebijakan penyelenggaraan SPIP dan mengarahkan penyelenggaraan SPIP agar sesuai dengan tujuan, kebijakan, dan rencana tindak yang telah disusun;

-       Quality Assurance (QA) dijabat oleh Pejabat Struktural Eselon III, bertugas membantu dalam mengarahkan dan menyusun kebijakan penyelenggaraan SPIP, serta melaksanakan pengendalian untuk menjamin kualitas penyelenggaraan SPIP;

-       Ketua dijabat oleh Pejabat Struktural Eselon III, bertugas menyusun rencana tindak dan jadwal penyelenggaraan SPIP, memimpin serta mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan Tim Kerja;

-     Tim Kerja dijabat oleh personil yang telah mendapat Diklat SPIP, bertugas sebagai fasilitator penyelenggaraan SPIP, menyusun rencana penyelenggaraan SPIP dan membentuk tim kecil untuk melaksanakan suatu kegiatan penyelenggaraan SPIP;

-    Sekretariat, bertugas mengelola administrasi, keuangan, dan dokumentasi kegiatan penyelenggraan SPIP, serta menyiapkan Laporan Penyelenggaraan SPIP.

2.      Pemahaman (knowing) adalah tahap untuk membangun kesadaran (awareness) dan persamaan persepsi. Pembangunan kesadaran akan pentingnya SPIP dilakukan melalui kegiatan sosialisasi dan diklat SPIP, sedangkan persamaan persepsi dibangun melalui kegiatan FGD (Focus Group Discussion). Selain memberi pemahaman tentang SPIP, perlu juga dilakukan sosialisasi mengenai rencana penyelenggaraan SPIP oleh Satgas Penyelenggaraan SPIP. Bukti dokumen yang harus disajikan antara lain Laporan kegiatan sosialisasi/ FGD/ diseminasi, Laporan kegiatan diklat, Notulen, Daftar hadir, dan Materi sosialisasi/ FGD/ diseminasi/ diklat.

3.      Pemetaan (maping) adalah kegiatan diagnosis (pengumpulan dan analisis data) yang dilakukan untuk mengetahui kondisi awal penerapan SPIP pada suatu instansi pemerintah, guna memperoleh gambaran area-area yang memerlukan perbaikan (area of improvement). Bukti dokumen yang harus disajikan antara lain Laporan hasil survei/ kajian/ penelitian tentang penerapan SPIP dan Daftar identifikasi AOI (area of improvement).

4.      Penyusunan Rencana Penyelenggaraan SPIP. Bukti dokumen yang harus disajikan antara lain Rencana Kerja Penyelenggaraan SPIP.

B.  Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan merupakan inti dari penyelenggaraan SPIP yang terdiri dari 3 prosedur, antara lain:

1.      Pembangunan Infrastruktur (norming). Infrastruktur meliputi segala sesuatu yang digunakan oleh organisasi untuk tujuan pengendalian seperti kebijakan, prosedur, standar, pedoman, dsb. Tahap pembangunan infrastruktur mencakup kegiatan untuk membangun infrastruktur baru maupun menyempurnakan infrastruktur yang ada sesuai dengan hasil pemetaan, hasil analisis risiko, ataupun hasil evaluasi efektivitas pengendalian.

Prosedur pembangunan infrastruktur (norming) pengendalian intern merupakan prosedur lanjutan untuk melakukan pembenahan atas kelemahan-kelemahan sistem pengendalian intern yang telah diidentifikasi pada tahap pemetaan, hasil penilaian risiko, dan hasil evaluasi efektivitas pengendalian. Infrastruktur pengendalian intern dapat berupa kebijakan, standard operating procedures (SOP), dan alat/sarana pengendalian lainnya. Maka dari itu, sebelum tahap Pembangunan Infrastruktur, OPD terlebih dahulu harus melakukan Penilaian Risiko level entitas dan aktivitas dengan output dokumen berupa Daftar Risiko dan Peta Risiko. Setelah dilaksanakan Pembangunan Infrastruktur Pengendalian Intern, bukti dokumen yang harus disajikan pada tahap ini antara lain Formulir identifikasi kecukupan pengendalian dan rencana aktivitas pengendalian, serta Kebijakan/ SOP/ SK/ Nota dinas/ dokumen lainnya yang dikeluarkan/ disempurnakan.

2.      Internalisasi (forming), merupakan proses untuk menjadikan kebijakan atau prosedur baru atau yang direvisi menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-hari. Prosedur internalisasi atas kebijakan dan prosedur yang dibuat atau direvisi dilakukan dengan cara melakukan sosialisasi/ mendiseminasikan kebijakan/ prosedur baru kepada para pegawai. Bukti dokumen yang harus disajikan antara lain Notulen/ Laporan kegiatan diseminasi kebijakan/ SOP yang baru.

3.    Pengembangan Berkelanjutan (performing), merupakan upaya perbaikan atas pengendalian yang ada dengan membentuk/ menambah pengendalian yang baru, menyempurnakan yang sudah ada, maupun mengefektifkan pengendalian yang sudah ada berdasarkan kelemahan yang ditemukan dari kegiatan pemantauan. Hal ini sangat penting agar infrastruktur yang ada tetap dipelihara dan tetap memberikan manfaat yang optimal terhadap pencapaian tujuan organisasi. Bukti dokumen yang harus disajikan pada tahap ini antara lain Notulen rapat berkala pemantauan kemajuan penyelenggaraan SPIP (minimal 3 kali rapat triwulandan 1 kali rapat tahunan), Laporan Triwulan dan Laporan Tahunan penyelenggaraan SPIP (3 laporan triwulan dan 1 laporan tahunan yang mencakup triwulan IV) dan Laporan pemantauan tindaklanjut/ perbaikan SPIP, sesuai dengan rekomendasi Satgas Penyelenggaraan SPIP dan/ atau rekomendasi Inspektorat terkait penyelenggaraan SPIP (100%, seluruh rekomendasi telah tuntas ditindaklanjuti).

C.  Pelaporan Penyelenggaraan SPIP

Laporan Penyelenggaraan SPIP merupakan satu bentuk akuntabilitas atas penyelenggaraan SPIP yang dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP serta sebagai bahan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan SPIP.  Laporan Penyelenggaraan SPIP terdiri dari Laporan Triwulanan Penyelenggaraan SPIP yaitu laporan yang dibuat secara periodik/ triwulan yang melaporkan perkembangan/ progres penyelenggaraan SPIP serta Laporan Tahunan Penyelenggaraan SPIP yaitu laporan yang dibuat setiap tahun yang melaporkan perkembangan/ progres Penyelenggaraan SPIP dan efektivitas Penyelenggaraan SPIP. Baik Laporan Triwulan maupun Laporan Tahunan sama-sama berbentuk surat, pada Laporan Triwulan berisi uraian kemajuan pelaksanaan SPIP selama triwulan bersangkutan sedangkan Laporan Tahunan berisi uraian kemajuan pelaksanaan dan infrastruktur SPIP yang dibangun serta efektivitas penyelenggaraan SPIP pada tahun bersangkutan.

Tahap-tahap seperti yang diuraikan dalam pedoman Penyelenggaraan SPIP diatas sebenarnya bukanlah mutlak merupakan tahap yang bersifat sequential. Dalam praktiknya, untuk membangun suatu pengendalian yang efektif diperlukan waktu realtif lama karena menyangkut perubahan budaya (culture set), cara berfikir (mind set), dan perilaku manusia dalam organisasi, sehingga langkah untuk membangun unsur-unsur selanjutnya dapat dilakukan secara paralel. Kegiatan penilaian risiko dan penetapan aktivitas pengendalian dapat segera dilakukan tanpa harus menunggu selesainya pembangunan lingkungan pengendalian.

Share This